Die Unterweisung der Mitarbeiter und Dienstwagennutzer im Fuhrpark ist das ungeliebte Kind des Fuhrparkmanagements. Stiefmütterlich behandelt und vielfach weitgehend ignoriert, bis ein Arbeitsunfall im Zusammenhang mit der
Dienstwagennutzung plötzlich die Berufsgenossenschaft auf den Plan ruft. Damit es in einem solchen Fall nicht zu unangenehmen Überraschungen oder gar einer Haftung des Fuhrparkmanagements kommt, weil es sowohl an der betrieblichen Gefährdungsbeurteilung als auch an Unterweisungsnachweisen fehlt, sollte dem
betrieblichen Arbeitsschutz im Fuhrpark mehr Aufmerksamkeit geschenkt werden.
Viele Fuhrparkmanager stellen sich die Frage, warum sie einen dienstwagen-berechtigten Mitarbeiter, der im Besitz einer gültigen Fahrerlaubnis ist, überhaupt noch „unterweisen“ müssen. Denn eigentlich ist davon auszugehen, dass der
Mitarbeiter bei Erwerb der Fahrerlaubnis theoretische und praktische Kenntnisse im Straßenverkehrsrecht erworben und nachgewiesen hat. Schließlich wird ja wohl jeder Autofahrer wissen, wo an seinem Fahrzeug das Lenkrad, das Gaspedal oder die Bremse ist.
Viele Fuhrparkmanager beschränken sich deshalb darauf, Mitarbeiter bei der Übergabe von Dienstfahrzeugen kurz in das konkrete Fahrzeug einzuweisen oder dies bei Auslieferung des Fahrzeugs durch ein Autohaus erledigen zu lassen. Im Übrigen wird dann auf das allgemeine Fahrschulwissen und die Bedienungsanleitung zum Fahrzeug verwiesen. Aber eine Fahrerunterweisung im Sinne des betrieblichen Arbeitsschutzes ist eben sehr viel mehr als das.
Fahrerunterweisungen dienen den gesetzlichen Vorschriften der Arbeitssicherheit, die sowohl einen sicheren Betriebsablauf als auch gesunde Arbeitsbedingungen sicherstellen sollen. Ein sicherer Betriebsablauf hängt ganz entscheidend vom Verhalten der einzelnen Mitarbeiter ab. Diese können sich nur dann korrekt verhalten, wenn sie über die richtigen Arbeitsabläufe, Gefährdungen, Schutzmaßnahmen, Sicherheitskennzeichnungen und das Verhalten bei Störungen und Notfällen ausreichend informiert wurden. Neben dem Aufwand, der damit für den Unternehmer verbunden ist, gibt es aber auch eine ganze Reihe von Vorteilen: Denn aufgeklärte Mitarbeiter gewährleisten einen störungsfreien Betriebsablauf, geringere Ausfallzeiten durch Arbeitsunfälle, einen sorgsamen Umgang mit Maschinen und Fahrzeugen sowie – last, but not least – eine effektive Kostenreduzierung.
Die Fahrerunterweisung ist in verschiedenen gesetzlichen Regelungen zum Arbeitsschutz enthalten:
Zunächst muss der Arbeitgeber nach § 3 Abs. 2 ArbSchG für eine geeignete Organisation sorgen und Vorkehrungen dafür treffen, dass die Maßnahmen des Arbeitsschutzes bei allen Tätigkeiten und eingebunden in die betrieblichen Führungsstrukturen beachtet werden. Die hieraus folgende Pflicht des Arbeitgebers setzt zugleich den Rahmen für die Entwicklung einer an den betrieblichen Gegebenheiten ausgerichteten Organisation.
„Der Arbeitgeber hat die Beschäftigten über Sicherheit und Gesundheitsschutz bei der Arbeit während ihrer Arbeitszeit ausreichend und angemessen zu unterweisen. Die Unterweisung umfasst Anweisungen und Erläuterungen, die eigens auf den Arbeitsplatz oder den Aufgabenbereich der Beschäftigten ausgerichtet sind. Die Unterweisung muss bei der Einstellung, bei Veränderungen im Aufgabenbereich, der Einführung neuer Arbeitsmittel oder einer neuen Technologie vor Aufnahme der Tätigkeit der Beschäftigten erfolgen. Die Unterweisung muss an die Gefährdungsentwicklung angepasst sein und erforderlichenfalls regelmäßig wiederholt werden.“
Die Gesamtverantwortung bei der Unterweisung der Mitarbeiter liegt primär bei der Unternehmensleitung, also bei der Geschäftsführung. Dem Unternehmer/Arbeitgeber ist insoweit freigestellt, wen er konkret mit der Durchführung der Unterweisung beauftragt. Dies eröffnet die Möglichkeit, nicht nur interne Verantwortlichkeiten zu begründen und die Unterweisung der Dienstwagennutzer an das Fuhrparkmanagement zu delegieren. Es können hier vielmehr auch externe Anbieter von Fahrerunterweisungen eingeschaltet werden. Die gesetzliche Regelung in § 12 Abs. 1 ArbSchG hat aber auch eine Kehrseite der Medaille, denn sie begründet Mitwirkungspflichten der versicherten Arbeitnehmer und Dienstwagennutzer.
Grundsätzlich verantwortlich sind die jeweiligen Vorgesetzten, das heißt beispielsweise Abteilungsleiter, Meister und Meisterinnen, Schichtführung, Teamleitung jeweils in ihrem eigenen Verantwortungsbereich. Bei Bedarf sind im
Einzelfall Fachkräfte für Arbeitssicherheit und Betriebsärzte beratend hinzuzuziehen, denen jedoch im Gegensatz zu den „normalen Vorgesetzten“ innerbetrieblich die Weisungsrechte des Arbeitgebers beziehungsweise disziplinarische Vollmachten fehlen. Bei einer entsprechenden innerbetrieblichen Organisation und Aufgabendelegation weg von der Geschäftsleitung hin zum Fuhrparkmanagement kann und sollte die Verantwortlichkeit für Unterweisungen im Bereich Fuhrpark bei der Fuhrparkleitung liegen. Denn die originäre Fachkompetenz für den sicheren Umgang mit Fahrzeugen liegt nun einmal im Fuhrparkmanagement.
Nach den gesetzlichen Vorschriften müssen solche Sicherheitsunterweisungen mindestens einmal jährlich stattfinden (bei Jugendlichen halbjährliche Unterweisung, § 29 JArbSchG). Weitere Anlässe sind beispielsweise Neueinstellung oder betriebsinterne Umsetzung auf einen anderen Arbeitsplatz (mit Dienstwagen), die Aufnahme einer neuartigen Tätigkeit, das Arbeiten in ungewohnter Umgebung, das Erkennen unsicheren Verhaltens bei den Mitarbeitern oder Unfälle oder Beinahe-unfälle mit Dienstwagenbezug. Aber auch Rückfragen der Mitarbeiter können einen Anlass für zusätzliche Unterweisungsmaßnahmen bilden.
Ausgangspunkt ist, dass ein Dienstfahrzeug, das zu betrieblichen Zwecken eingesetzt wird, ein Arbeitsmittel des Unternehmens darstellt. Und als solches muss es sowohl verkehrssicher als auch arbeitssicher beziehungsweise betriebssicher sein. Unerheblich ist hierbei, ob das Firmenfahrzeug ausschließlich für dienstliche Zwecke eingesetzt wird, wie bei Pool- und Servicefahrzeugen, oder ob auch die private Nutzung gestattet ist.
Nach § 3 DGUV Vorschrift 1 hat der Unternehmer für den Bereich seines Fuhrparks eine fahrzeugbezogene Gefährdungsbeurteilung unter Beteiligung des Fuhrparkverantwortlichen zu erstellen. Er muss also zunächst ermitteln, welche Schutzmaßnahmen erforderlich sind bezüglich der mit dem Arbeitsmittel Dienstwagen verbundenen Gefährdungen entsprechend § 5 Abs. 2 und 3 ArbSchG. Entsprechend § 6 Abs. 1 ArbSchG sind das Ergebnis der Gefährdungsbeurteilung, die festgelegten Maßnahmen und das Ergebnis ihrer Überprüfung zu dokumentieren. Für den Bereich Dienstwagen und Fuhrpark sind daher insbesondere die Anforderungen der DGUV-Vorschrift 70 (UVV Fahrzeuge) mit den Unfallverhütungsvorschriften für Fahrzeuge maßgeblich zu beachten.
Gemäß DGUV Vorschrift 1 ist die Dokumentation der Unterweisung vorgeschrieben. Daher sind Angaben zu Zeit, Ort, Inhalten, zur Person des Durchführenden und zu Teilnehmern stets erforderlich. Die Unterschriften der Teilnehmer sind nur in ganz bestimmten Fällen gesetzlich erforderlich; es ist aber immer sinnvoll, sich die Anwesenheit der Teilnehmer durch ihre Unterschrift bestätigen zu lassen.
Erforderlich ist also eine dokumentierte Unterweisung der Fahrzeugnutzer zum bestimmungsgemäßen Umgang mit dem jeweiligen Dienstfahrzeug (wie Checkliste zur Sichtprüfung auf Verkehrssicherheit vor dem Fahrtantritt, Mängelprüfung, Pausen, Tanken, Verhalten am Unfallort/Unfallmeldung).
Für die Aufbewahrung einer Unterweisungsdokumentation bestehen keine gesetzlichen Aufbewahrungsfristen. Die schriftlichen Unterlagen sind mindestens bis zur folgenden Prüfung aufzubewahren. In der Praxis wird aber meist empfohlen, die Unterlagen mindestens zwei, besser noch fünf Jahre aufzuheben.
Die Auswertung einer Erfolgskontrolle nach Unterweisungsmaßnahmen für das Fuhrparkmanagement ist die Gewähr, um überhaupt Nachbesserungsbedarf bei der Unterweisung zu erkennen. So kann es nämlich erforderlich sein, einzelnen
Mitarbeitern mündliche Ergänzungen oder weitere (Einzel-)Maßnahmen zuteilwerden zu lassen, wenn sich beispielsweise durch Unfälle, Beinaheunfälle oder durch ein Fehlverhalten im Zusammenhang mit dem Dienstwagen herausstellt, dass die Inhalte einer ersten Unterweisung möglicherweise noch nicht vollständig verinnerlicht worden sind.
Denn Ziel ist es, in Zukunft im Fuhrpark Unfälle mit dem Dienstwagen zu vermeiden, indem ein korrektes und sicheres Verhalten der dienstwagenberechtigten Mitarbeiter beim Umgang mit dem Dienstfahrzeug im Straßenverkehr erfolgt.